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      “工作五年遭遇危機,我不敢辭職”:沒搞清楚這一點,越加班越沒有競爭力。

      2021-07-17  云說職場   |  轉藏
         

      反思

        9月

        20日

      小劉最近工作忙亂,動了辭職的念頭。

      我問他怎么回事?

      原來小劉在單位每天都加班到十一二點,我寬慰他加班很正常,我也是這么過來的。

      他說自己倒不是排斥加班,但工作五年了,工作性質沒有任何變化,工作量卻越來越大了,自己總是陷入事務性工作當中,手忙腳亂,工作沒有長進,就連生活也一并喪失了。

      自己在制作簡歷過程中,恍然發現并沒有形成核心競爭力,除了一個某大型公司平臺的經歷,其他不值一提。

      他苦笑著說:過去這五年,像是被狗吃了。

      扎心不?

      其實,加班本身沒有問題,但是為什么加班確是個問題。

      01

      為什么有時間努力加班

      卻沒有時間思考如何提升能力

      可能你身邊的聲音,是這樣的:我們這個行業就是如此,工作必須辛苦,大家都加班所以我也應該如此。

      是的,對于很多人來說,都有徹夜加班的經歷。

      但是有的人,明明可以不加班,卻還一直在拼命加班。

      比如開篇的小劉,小劉做的采購管理工作,主要負責公司設備物資的采購,平時的工作量比較大,一般都是幾項工作在平行開展,業務忙的時候,經常要加班到深夜。

      我問小劉,你們的工作流程是最優的嗎?

      他說自己沒有考慮過這個問題,但有時確實會碰到流程扯皮的現象,還有就是等會時長比較久,經常上會不能一次通過,又耗費掉了一些時間。

      我又問你們看到了這些問題,有沒有采取什么措施?

      他說本來也想好好改進一下,但是每天的工作量都很大,每個人都很忙,根本沒有時間去顧及這些內容。每天回家都累得要死,恨不能躺下就著,哪兒有時間思考啊。

      但是他沒有想過另外一個問題:磨刀不誤砍柴工。

      經過我與小劉一來二往的聊天,我發現了幾個問題,其實本來是可以解決的。一是流程本身,個別地方與其他部門存在打攪,可以優化;二是采購部門已經有十年采購經驗了,但是至今仍然沒有標準、范本和模板,導致每次采購都是從零開始,即使有配合人員因為對工作不很熟悉,并不能很快上手;三是上會的時候,領導提出的問題二次還會提出,大部分時間在重復犯同樣的錯誤,而他們并沒有進行認真的反思和復盤;四是信息化程度不高,信息傳遞較慢。

      如果這些問題能夠解決掉,就能很大程度上提高工作效率,為什么不去做呢?

      小劉啞然。

      最需要戒掉的就是用表面的勤奮去掩蓋思維上的懶惰,更應該學會的是如何更加聰明的工作。

      我們終身都應該致力于如何提高單位時間的產量,而這完全可以通過提升自己的技能,提升自己對事情的思考,來獲得。

      低頭拉車的同時,也要學會抬頭看路,否則就會一直陷入到被動加班的狀態當中。

      如果要加班,我也建議是主動型的加班,這種加班表明自己是需要學習、上進、跟自己較真的。

      而被動加班,就是被工作拖著走,非常擰巴。

      02

      部分加班的深層次原因

      可能是你沒用對工作方法

      做流程再造項目,和某部門溝通流程時限的問題,因為大家普遍反映流程太長,每次都是需求單位著急的嗷嗷叫,但是操作部門無論如何卻也提升不了效率。

      于是對全業務流程進行了分析,發現流程本身沒有問題,操作層面出了問題。

      我們制作一個表單,對整個流行進行了分類整理,需要該部門填寫的內容包括:每個類別項下需要的最短時長,在什么情況下會出現滯留,滯留時間多久?

      他們覺得很難,說滯留的原因五花八門,什么情況都有,不可能一一寫出來。

      于是就很簡單明了的寫了每個類別的流程時長,比如15-50天。

      我去跟他們溝通,他們覺得按照我們的表單根本無法梳理出來,陳述了一系列事實和困難。

      然后我反問他們:你們能說說15-50天當中這35天自由時長的構成嗎?為什么不是20天、30天、40天,為什么一定是35天呢?

      他們開始你一言我一語的說了起來,如果在哪些環節上耽擱了,可能會出現的情況,以及大概會用的時長。

      我說好了,你們就按照這個思路,把關鍵環節、關鍵問題、耗費時長梳理出來就可以了。

      梳理流程時長只是第一步,我建議他們要進一步考慮一個問題:這些滯后時長有沒有解決方案?尤其是那些影響了關鍵路線的事項,要重點考慮、重點關注、重點解決。

      一番努力之后,解決掉了一些問題,效率也提高了。

      上篇文章說過,職場小白只需要按照職場的規則踏實做事即可,但是工作3-5年之后,就到了“做式”的階段,這個階段是進行管理改進、管理提升、管理創新的階段,要善于發現問題、分析問題、解決問題,尤其針對那些關鍵環節、關鍵事項、關鍵問題。

      說到這里,我想到“吉德林法則”:把難題清清楚楚地寫出來,便已經解決了一半。遇到難題,不管你要怎樣解決它,成功的前提是看清難題的關鍵在哪里。找到了問題的關鍵,也就找到了解決問題的方法,剩下的就是如何來具體實行了。

      如果找不到問題的癥結所在,可能就會被問題拖著走。

      是那些存在著的問題導致你加班的,但是卻對它們視而不見,任由它們擺弄你。

      03

      有沒有什么辦法能夠讓我們聰明的工作

      避免無效加班呢?

      我從不鼓勵加班,我欣賞那些8小時就能高質高效完成工作的人。

      那么,到底有沒有什么方法,能夠幫助我們更高效、更聰明、更高質的工作呢?

      可以參考以下五個原則。

      原則一:在工作中提升,提升工作本身,提升自己技能。

      剛開工作的年輕人,其實我不太建議你計較工作和生活的平衡,因為你對自己的工作都不是很熟悉,無法進行有效時間管理,你是平衡不了的。

      剛進入職場的那幾年,其實是自己特別重要的升值期。

      這個時候你什么都不懂,而且犯錯了又很容易被原諒,這期間學東西最快。

      唯一就是多受點累,有些加班其實是年輕人,該吃的苦。

      為什么咨詢公司、四大、銷售類等企業員工成長的快,就是苦逼啊。

      人生中重要的蛻變和成長發生在什么時刻呢?大概是你覺得特別艱難的時刻。

      有個四大的合伙人透露自己曾經為了不加班,想過自己人為制造出一場意外工傷。可想而知,勞動強度有多大。

      這也就是為什么,有人用一年的時間卻獲得了三五年,甚至六七年的職場經驗的原因。

      同時,工作了一段時間之后,就會發現,我們完全可以根據自己的知識儲備、工作經驗、閱歷智慧,為如何能高質高效的工作,提供自己的見解和思路。

      建議每次完成事項之后,都能夠進行復盤和總結,形成自己的寶貴經驗。這是雙向的成長,很有必要,也很有意義。

      原則二:為優先級排序,松綁制約因素,聚焦目標導向。

      這項原則在第一個原則之后,這是因為不熟悉工作的話,就根本無法搭建優先序列,因為你不知道工作中的“坑”它會在哪里。

      如果你手中只有一個工作任務,那就在deadline之前,逐步完成就好,時間管理最困難的地方就在于,多任務管理。

      多任務的情況下,如果不會時間管理,你就會發現自己總是在忙亂中錯過了更為重要的事情。

      其實很多人都知道一個模型,是一個用重要性和緊急性將工作分成四個象限的模型,緊急性很容易判斷,因為總會有時間節點在等著你。

      那么,如何確定重要性呢?我的建議是根據事情的復雜程度和困難程度來確定。復雜說明你只是流程中的一環,如果這個環節不能夠按時完成工作,就會影響事態的全局;困難是指二八原則,80%效益的產出,往往就在那20%困難的事情上,因為簡單的事情大家都會做,也就沒有什么競爭力,而復雜的事情是可以跟競爭對手進行隔離的,是會形成自己護城河的東西。

      當然也有朋友說,根據事情的難易程度進行確定,首選那些簡單的,因為簡單的事情都做不好,會讓人產生一個印象分,覺得這個人干活特別慢;而那些難得事情,放在最后,有時間、有精力、沒干擾的情況下,做的更開心、更高效。

      這件事情,仁者見仁智者見智,找到自己適合的方法就好。

      當然了,這里面還有一個優先級是由任務派發者來決定的。顯而易見,你的績效直接上級派發來的任務先做。這個因素,很多時候也是必須要考慮的。

      原則三:拒絕工作拖延,爭取持續輸出,明確結果導向。

      這是什么意思呢?

      舉個例子說明一下,如果在高速路上,車流量比較飽和(比如80%)的情況下,車子如果能夠保持勻速的話,基本是沒有問題的。

      但如果某輛車子突然踩了剎車,路面就會出現擁堵現象。

      工作也一樣,工作中最怕的事情就是做半個小時歇十分鐘。如果一項工作3小時就能完成,但是你做半個小時歇十分鐘,最后的結果就是,你往往需要花費8個小時才能完成。

      寫一篇文章,看一本書,也是同樣的道理,當我摸到手機之后,我總是發現之后再要進入需要情緒安撫,再等寫完或者看完往往比預定時間就會多出很多。

      所以工作盡量持續的完成,這樣就可以集中精力攻堅克難,避免腦子中突然冒出:“哎呀,我還有多少項工作沒有完成”情緒的介入。

      原則四:讓老板更放心,任務階段匯報,明確項目進度。

      有的人經常被老板追著問進度,其實那個事情到底有多重要呢?很難說。

      很多情況下,老板只是對這件事情失去了掌控感,尤其是在系統性工作的安排上。

      因此,就會出現這種情況:小李,那個XX事情做的怎么樣了?你支支吾吾沒有新的東西,老板就會抓著你不放,最后的結果就是你沒日沒夜的加班。

      所以,要做的事情便是,根據項目的時長,做階段分解,并階段性的向老板匯報。

      匯報的時候一定要有新的進度,而且你的進度能夠讓老板放心,讓老板知道項目正在順利推進,沒有怠工、沒有停滯不前,一切盡在掌握之中。

      原則五:設定deadline,倒逼時間序列,出工出力出活。

      有的人忙,其實并不是真的忙,而是被情緒裹挾住了,很難脫身。

      然后就會出現,今天還有那么多事情要做,明天有更多事情要做,好焦慮啊,好困惑啊,好難過啊。

      《稀缺》里說,我們每個人都是有帶寬的,如果被一些事情占據,另外一些事情就會被排除在外。

      如果你一直處于焦慮當中,大腦就沒有更多的帶寬來處理那些重要的事情,它不僅會拖慢我們的進度,還會讓我們在這樣的情境下惡性循環。

      現在要做的事情就是起身,為自己設定一個deadline,倒逼自己從這樣的狀態里抽離出來,把時間真正用在那些需要解決的問題和完成的工作上面。

      04

      如果一定要加班,就讓我們選擇主動加班吧

      那些天天抱怨整天加班加點,沒日沒夜的人,仔細想想,到底是因為工作量太飽和,還是自己的工作方式方法有問題?

      問問自己幾個為什么?

      為什么為產生這個問題?產生的關鍵因素是什么?有沒有解決方案?

      因為工作久了你就會發現一個秘密:老板其實并不會太關注那些長期加班的人,反而對那些工作質量高,工作效率高,工作產出高的“三高”人員信賴有佳。

      這說明,有些人雖然加班,但是沒有產出,或者說沒有老板關注的產出。

      我在思考一個問題,作為職場大坑中的普通一員,既不需要高屋建瓴去做決策,又不需要的勞心勞力的帶領團隊,為什么我們總是有做不完的工作,需要8小時之外完成?

      不得不說,不加班的工作是沒有的,但是長期可持續的加班,那就一定是自己身上出了問題。

      還有一些人,是因為經常會被突發事件打斷正常工作機制,比如排在計劃之外的郵件、信息、上級的安排等等。

      如果有人來打斷你,你先問問自己,也問問對方,這個事情緊急么?

      如果不緊急,你可以安排在自己的空檔期。因為帕累托法則告訴我們:這個世界上20%人掌握這80%的財富、20%的事件會產生80%的收益、20%的練習和習慣操縱著80%的局面。

      最后,身在職場,不可能永遠沒有加班,需要加班的時候,問問自己:我加班值錢嗎?我加班能創造價值嗎?會為我帶來什么好處嗎?

      要說明的一點是,思考這些問題的時候,不要只看眼下,因為《稀缺》告訴我們重要的事情可能落在管子外面,所以不妨從長遠考量。

      如果這些問題問過之后,你就會甄別出自己主動加班和被動加班的區別。

      被動加班,意味著你是在被工作所選擇,被迫式的加班不僅開心不起來,還沒有獲得感。

      主動加班,意味著你在主導自己的成長,同樣,你也就能掌控自己的人生。

      很顯然,我們應該選擇主動加班。

      最后,如果真的需要被動加班,那就讓我們欣然接受這樣的方案,不要有抵觸情緒,不要新生埋怨,累了就休息會繼續干,餓了就解決掉溫飽繼續干,既然加班了就高高興興的干,工作完就不要再想工作的事情,開開心心得回家,享受下班的生活。

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