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      質量管理體系中的管理者代表,你去哪兒了?

      2020-05-03  堅持最后5分鐘

      “管代”,以質量管理體系為代表的體系認證所特有的“標志性產物”。在ISO 9001:2008版,對管理者代表有明確要求,但ISO 9001:2015版中,取消了“管理者代表”這一特有的職位,轉而將其職責并入到最高管理者的職責當中。那么,這種變化會帶來什么影響呢?曾經的“管代”,你去哪兒啦?

      質量管理體系中的管理者代表,你去哪兒了?

      很多年以來,有一個管理體系貫標認證的企業特有的職位“管理者代表”,或者一人,或者多人,或者獨立成崗,或者肩負其他的職能,總能在企業找到這么一個人:你好,我是我們公司的管理者代表,認證審核這攤事由我負責。
      企業原本是沒有這么一個職位的,這是以質量管理體系為代表的體系認證所特有的“標志性產物”。在GB/T19001-2008標準中,對管理者代表是這樣規定的:

      5.5.2 管理者代表
      最高管理者應在本組織管理層中指定一名成員,無論該成員在其他方面的職責如何,應使其具有以下方面的職責和權限:
      a) 確保質量管理體系所需的過程得到建立、實施和保持;
      b) 向最高管理者報告質量管理體系的績效和任何改進的需求;
      c) 確保在整個組織內提高滿足顧客要求的意識。

      注:管理者代表的職責可包括就質量管理體系有關事宜與外部方進行聯絡。

      為方便,通常管理者代表簡稱“管代”,看出來管代主要做什么工作的嗎?
      這里有個詞,叫最高管理者,咱們叫領導,管代的主要職責就是將領導策劃的管理體系在企業內得到貫徹并保持正常運轉。如果我們不將管理體系從企業的內部管理當中割裂來看(盡管有很多時候確實是如此),這其實是副總以下包括中層管理者所擔負的角色吧。
      至于這里比較務虛的“提高意識”,其實企業不認證貫標,也再做這樣的工作,經理的殫精竭慮,市場經理的苦口婆心,車間主任的兢兢業業,檢驗科長的嚴謹細致,哪一個不是在為此工作呢?真正管理良好的企業,是不是真的需要這么一個人天天耳提面命地絮叨提高顧客滿意,以顧客為焦點呢。

      盡管說管代并非一個必須的崗位,其職責也可有所替代,但在管理體系認證的前期或者建設階段,確實需要這么一個人,把標準忠實地貫徹到企業的管理當中,這是認證的需要,就好像為更好地做好年度預算,稍微大點的公司都選擇在年初成立個預算組之類集中精力做規劃做預算一樣,在管理體系策劃、建立、實施并走向正規的時候,管代是需要的,而且很多時候是認證貫標是否能夠成功的關鍵。
      但是,如果體系融入到了管理當中,成為了不可分隔的一部分,甚至已經看不出來體系當初的模樣完全被企業自身的體系吸收同化的時候,管代這個職位是否必須保留呢?
      既然標準規定,那就必須保留。
      這是一個具有兩面性的決定。一方面管代的存在確保了體系的正常運行,但另一方面,也使得管理水平并未達到體系融入的企業體系總是浮于企業管理的表面,變成了兩張皮。這不是管代的錯,這是管代的無奈。
      在ISO9001:2015標準中,取消了“管理者代表”這一特有的職位,轉而將其職責并入到最高管理者的職責當中。這表明了標準的兩個重要的變化:
      (1)取消特有的專屬的要求,是標準的一個重要變化趨勢,不光是“管理者代表”,對文件的特定要求也取消了,這表明,標準更趨向于企業自己制定有自己特色的管理體系,抹掉標準帶來的痕跡,便于企業更好地標準融入。
      (2)減少重疊和職責的分散,更突出強調了“最高管理者”,更突顯了領導的作用。這樣更容易貫徹以領導力為核心的管理體系架構。同時也增強了企業管理的靈活性。
      我們來看看ISO/DIS 9001:2015里是怎么描述的。

      最高管理者應確保組織內相關的職責、權限得到規定、溝通和理解。最高管理者應該規定職責和權限:a)確保質量管理體系符合本標準的要求;b)確保過程相互作用并產生預期輸出;c)向最高管理者報告質量管理體系的績效,改進的機會,以及需要的改變或創新;d)確保在整個組織內提高顧客關注度。

      看到了嗎,基本上原來的管代的職責搬到了最高管理者的身上。換句話說,管代融入到最高管理者當中了。

      其實不管是不是標準的要求,通常來說,確定體制架構、部門職能、定崗定責這種事就是最高管理者要做的事或者是他授權做的事。不論是否應用管理體系,明確職責和權限,避免出現職責不清、接口不明的問題都是任何組織都要做好的事。所以說,這方面,做的普遍都比較妥當。
      新版標準中將原來管理者代表的職責權限搬到了這里。也就是說,對待管理者代表這件事情上,標準有了這樣的要求:
      (1)組織可以不用變動任何組織架構,就能滿足標準要求,不用再為找個全職或者兼職的管理者代表并關注其能力而犯愁了。
      (2)將管理者代表的職責放在了最高管理者頭上,不用再推卸責任了,這就是你的事。

      ISO9001-2015版質量管理體系程序文件標準培訓全套資料

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